Styrelsens ansvar för den interna kontrollen regleras i aktiebolagslagen och årsredovisningslagen, som innehåller krav på att information om de viktigaste inslagen i Transtemas system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen varje år ska ingå i bolagsstyrningsrapporten samt Koden.
Målet med den interna kontrollen är att skapa en tydlig ansvarsstruktur och en effektiv beslutsprocess. Styrelsen har fastställt ett antal grundläggande dokument av betydelse för den finansiella rapporteringen för att säkra en effektiv kontrollmiljö. I styrelsens arbets-ordning och instruktioner för verkställande direktören säkerställs vidare en tydlig roll- och ansvarsfördelning, som syftar till en effektiv hantering av verksamhetens risker. Styrelsen har också fastställt ett antal grundläggande riktlinjer och policys som har betydelse för den interna kontrollen.
De grundläggande styrdokumenten är löpande föremål för översyn. Därutöver förutsätter en fungerande kontrollmiljö en adekvat organisationsstruktur och löpande översyn av densamma. Transtemas koncernledning rapporterar regelbundet till styrelsen utifrån fastställda rutiner. Koncernledningen ansvarar vidare för det system av interna kontroller som krävs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Cheferna på olika nivåer inom koncernen har slutligen definierade befogenheter och ansvar avseende den interna kontrollen.
Styrelsen säkerställer att fastlagda principer för den finansiella rapporteringen och interna kontrollen efterlevs samt att ändamålsenliga relationer med Transtemas revisor upprätthålls. Styrelsen följer löpande upp den finansiella rapporteringen för att säkerställa god intern kontroll och löpande förbättringar utförs. Minst ett styrelsemöte per år har fokus på intern kontroll, risker och management reporting. Ansvaret för att upprätthålla en effektiv kontrollmiljö och det löpande arbetet med den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen är delegerat till den verkställande direktören, vilken i sin tur delegerat detta till CFO i enlighet med Transtemas Finanspolicy.
Den interna kontrollstrukturen baseras på Transtemas organisation med tydliga roller, ansvars-områden och delegering av befogenheter. Operativa beslut fattas på bolagsnivå, medan beslut om strategi, övergripande finansiella frågor, förvärv och större investeringar fattas av Transtemas styrelse med stöd från koncernledning. Styrdokumenten rörande redovisning, Transtemas redovisningshandbok, samt finansiell rapportering, Bolagets finanspolicy, utgör de väsentligaste delarna av kontrollmiljön när det gäller den finansiella rapporteringen. Dessa dokument uppdateras löpande vid ändringar av exempelvis redovisningsstandarder och lagstiftning.
Inom Transtema genomförs löpande en riskbedömning för identifiering av väsentliga risker avseende den finansiella rapporteringen. Beträffande den finansiella rapporteringen bedöms risken främst ligga i väsentliga felaktigheter i redovisningen till exempel avseende bokföring samt värdering av tillgångar, skulder, intäkter och kostnader eller andra avvikelser. Bedrägeri och förlust genom förskingring är en annan risk. Riskhantering är inbyggd i varje process och olika metoder används för att värdera och begränsa risker och för att säkerställa att de risker som Transtema är utsatt för hanteras i enlighet med fast-ställda policyer, instruktioner samt etablerade uppföljningsrutiner, vilka syftar till att minska eventuella risker, och främjar korrekt redovisning, rapportering och informationsgivning.
De risker som identifierats avseende den finansiella rapporteringen hanteras via Transtemas kontrollaktiviteter som exempelvis behörighetskontroller i IT-system, attestkontroller och liknande. Kontrollstrukturen består av tydliga roller i organisationen som möjliggör en effektiv ansvarsfördelning av specifika kontrollaktiviteter och syftar till att upptäcka eller i tid förebygga risken för fel i rapporteringen. Den kontinuerliga analys som görs av den finansiella rapporteringen tillsammans med den analys som görs på koncernnivå är mycket viktiga för att säkerställa att den finansiella rapporteringen inte innehåller några väsentliga felaktigheter. Koncernens finansorganisation spelar en viktig roll i den interna kontrollprocessen, vilken ansvarar för att den finansiella rapporteringen från varje enhet är korrekt, fullständig och i tid.
Koncernen har informations- och kommunikationsvägar som syftar till att främja fullständighet och riktighet i den finansiella rapporteringen, vilket framgår i informationspolicyn. Policys, riktlinjer och interna anvisningar avseende den finansiella rapporteringen finns tillgängliga i elektronisk och tryckt form. Regelbundna uppdateringar och meddelanden om ändringar av redovisningsprinciper, rapporteringskrav eller annan informationsgivning görs tillgänglig och känd för berörda medarbetare.
Verkställande direktören har delegerat ansvaret till CFO vilken ansvarar för att den interna kontrollen är organiserad och följs upp enligt de riktlinjer som styrelsen fastställt. CFO är även ansvarig för att det genomförs oberoende objektiva granskningar i syfte att systematiskt utvärdera och föreslå förbättringar av koncernens processer för styrning, internkontroll och riskhantering. Finansiell styrning och kontroll utförs av koncernekonomifunktionen. Transtemas ledning gör en månadsvis resultatuppföljning med analys av avvikelser från budget, prognos och föregående år och alla månadsbokslut diskuteras med ledningen för respektive dotterföretag alternativt rörelsesegment. Styrelsen tillsänds månadsvisa ekonomiska rapporter och den ekonomiska rapporteringen följs upp vid varje styrelsemöte. Inför publicering av årsredovisning samt kvartalsrapporter går styrelse och koncernledning igenom den finansiella rapporteringen. Extern revision av bokslut görs i samband med årsbokslutet.